Externalisation de la gestion des stocks de matériel militant pour un organisme engagé

Contexte et défi client

Un organisme engagé faisait face à un défi logistique majeur : gérer efficacement un stock important de supports militants et en assurer la distribution rapide à ses bénévoles répartis sur tout le territoire. L'organisation recherchait un partenaire capable de stocker, préparer et expédier ces supports tout en offrant une plateforme digitale de commande intégrée à leur site internet.

Notre approche commerciale

1. Analyse des Besoins

Nous avons commencé par une étude approfondie des besoins de l'organisme. Plusieurs points clés ont été identifiés :

• Un stock permanent de 60 références variées (affiches, brochures, bannières, kits militants, etc.).
• Une surface de stockage de 30 m² pour optimiser l'espace et réduire les coûts.
• Une gestion fluide des commandes avec une livraison rapide aux bénévoles.
• Une plateforme de commande intuitive, facilitant l'accès aux supports.
• Un suivi en temps réel des stocks et des envois.

2. Conception de la solution

Nous avons mobilisé nos ressources internes pour concevoir une plateforme digitale de commande sur-mesure, directement intégrée au site de l'organisme.

Optimisation de la plateforme digitale :

• Interface intuitive : navigation simplifiée avec un moteur de recherche performant et une catégorisation claire des articles.
• Connexion sécurisée : accès personnalisé pour les militants avec suivi des commandes et historique d’achats.
• Processus de commande fluide : commande rapide en quelques clics, avec possibilité de modifier les quantités avant validation.
• Suivi en temps réel : chaque utilisateur peut consulter l’état de sa commande et recevoir des notifications à chaque étape.
• Intégration avec Shippingbo notre WMS de gestion d'entrepôt : automatisation du transfert des commandes pour un traitement efficace.

3. Externalisation logistique

Nous avons structuré notre prestation en plusieurs étapes :

• Réception et stockage : Chaque nouvel arrivage est enregistré et vérifié pour garantir une gestion rigoureuse des entrées en stock.
• Préparation et expédition des commandes : Traitement sous 2 jours maximum, avec des emballages adaptés pour garantir l'intégrité du matériel.
• Suivi et reporting : Accès à des données de suivi en temps réel via la plateforme Shippingbo et extractions Excel disponibles.
• Gestion du réassort : Mise en place de seuils d'alerte pour anticiper les besoins et éviter les ruptures de stock.

4. Relation client et accompagnement

Un interlocuteur dédié a été attribué à l'organisme pour assurer un suivi personnalisé, traitant les demandes concernant les stocks, les problèmes techniques ou encore la facturation. Nous avons également prévu des points réguliers afin d'optimiser continuellement la gestion logistique.

Résultats et bénéfices

Gain de temps : L'organisme se concentre désormais sur ses missions sans se soucier de la gestion logistique.

• Expérience utilisateur améliorée : La plateforme digitale simplifie les commandes pour les militants.
• Optimisation des coûts : Une meilleure gestion des stocks et des expéditions réduit les dépenses inutiles.
• Suivi en temps réel : Transparence et contrôle total sur les flux logistiques.
• Automatisation et fiabilité : La digitalisation du processus permet d'éviter les erreurs et d’améliorer la satisfaction des utilisateurs.

L'externalisation de la logistique des supports militants de l'organisme s'est avérée être un succès grâce à une solution personnalisée et performante. En combinant stockage, gestion des commandes et digitalisation, nous avons su répondre efficacement aux besoins de l'organisation tout en assurant une expérience fluide pour ses militants.